Privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit hoe OSCloud persoonsgegevens verwerkt wanneer je onze website, het OSCloud-platform, de checkout, managed hosting en ondersteuning gebruikt. OSCloud is een handelsnaam van Origin Studio Co., ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 96934786, gevestigd aan Jan van Eijckplein 2, 4703 GV Roosendaal, Nederland. Voor de verwerkingen die in dit privacybeleid staan, is Origin Studio Co. in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke. Je bereikt ons via support@oscloud.nl of +31 6 43 12 54 08.

Dit privacybeleid geldt voor bezoekers, prospects, klanten, accountgebruikers, contactpersonen bij zakelijke klanten en andere personen die rechtstreeks met OSCloud communiceren. Het geldt niet als privacyverklaring voor persoonsgegevens die een klant zelf in een gehoste website, applicatie, mailbox, database of ander onderdeel van de dienst verwerkt. Voor die klantdata bepaalt de klant het doel en de middelen en treedt OSCloud doorgaans op als verwerker. De verwerkersovereenkomst en de privacyverklaring van de klant zijn dan van toepassing.

1. Rollen en kernbegrippen

1.1 Persoonsgegevens en verwerking

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect iets zeggen over een natuurlijke persoon. Verwerken omvat iedere handeling met zulke gegevens, waaronder verzamelen, opslaan, gebruiken, verstrekken en verwijderen.

1.2 OSCloud als verwerkingsverantwoordelijke

OSCloud is verwerkingsverantwoordelijke voor onder meer websitebezoek, accountregistratie, contract- en klantbeheer, facturering, betaling, ondersteuning, beveiliging, misbruikpreventie en eigen communicatie. OSCloud bepaalt voor deze activiteiten waarom en hoe persoonsgegevens worden verwerkt.

1.3 OSCloud als verwerker

Wanneer een klant de diensten gebruikt om persoonsgegevens van eigen bezoekers, medewerkers, gebruikers of andere betrokkenen te hosten, verwerkt OSCloud die gegevens in opdracht van de klant. OSCloud gebruikt deze klantdata niet voor eigen marketingdoeleinden en volgt de gedocumenteerde instructies van de klant, voor zover die rechtmatig en technisch uitvoerbaar zijn. Meer informatie staat in onze verwerkersovereenkomst en op de pagina over subverwerkers.

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

2.1 Identiteits-, contact- en accountgegevens

We kunnen je naam, e-mailadres, telefoonnummer, account- of projectnaam, organisatie, functie, profielgegevens en authenticatiegegevens verwerken. Voor zakelijke accounts kunnen daar een KvK-nummer, btw-identificatienummer en gegevens van de bevoegde contactpersoon bij komen.

2.2 Adres-, contract- en factuurgegevens

Bij registratie en bestelling verwerken we onder meer adres, postcode, plaats, land, gekozen pakket, factureringsperiode, bestel- en abonnementsgegevens, aanvaarde voorwaarden, facturen en de geschiedenis van wijzigingen, verlengingen of opzeggingen.

2.3 Betaalgegevens

We verwerken betaalreferenties, transactienummers, betaalstatus, betaalmethode op hoofdlijnen, bedrag, valuta, datum en gegevens die nodig zijn voor facturering, terugbetaling en financiële administratie. Volledige bank- of kaartgegevens worden door onze betaaldienstverlener Mollie verwerkt en worden niet door OSCloud opgeslagen.

2.4 Technische, gebruiks- en beveiligingsgegevens

Bij gebruik van de website, checkout en het platform kunnen we het IP-adres, browser- en apparaattype, besturingssysteem, taal, datum en tijd van verzoeken, bezochte onderdelen, fout- en diagnoselogboeken, verzoek- en betaalreferenties, inlog- en beveiligingsgebeurtenissen en informatie over het gebruik van functies verwerken. Deze gegevens helpen de dienst functioneren, beveiligen en herstellen.

2.5 Communicatie en ondersteuning

Wanneer je contact opneemt, verwerken we de inhoud van e-mails, supportverzoeken, storingsmeldingen, feedback, telefoongesprekken of andere correspondentie, samen met de noodzakelijke contact- en accountgegevens en de opvolging daarvan.

2.6 Klantdata en bijzondere persoonsgegevens

De inhoud die een klant via de hostingdiensten verwerkt, kan persoonsgegevens bevatten. OSCloud heeft daar alleen toegang toe wanneer dat technisch noodzakelijk is voor levering, onderhoud, beveiliging, herstel of ondersteuning, of wanneer de klant daar rechtmatig om vraagt. Stuur via registratie-, betaal- of supportformulieren geen bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens, identiteitsdocumenten, wachtwoorden of andere gevoelige informatie die niet noodzakelijk is.

3. Hoe verkrijgen we persoonsgegevens?

We ontvangen persoonsgegevens:

• rechtstreeks van jou, bijvoorbeeld bij registratie, bestelling, betaling of een supportverzoek;
• van de organisatie waarvoor je werkt, wanneer je contactpersoon of accountgebruiker bent;
• automatisch wanneer je onze website, checkout of het platform gebruikt;
• van dienstverleners, zoals Mollie voor de betaalstatus en Enhance voor de status van account- en hostingprovisioning;
• uit openbare zakelijke registers of bronnen wanneer dit nodig is om bedrijfsgegevens, bevoegdheid, fraude of wettelijke verplichtingen te controleren.

4. Doeleinden en wettelijke grondslagen

4.1 Uitvoering van een overeenkomst

We verwerken persoonsgegevens om een account of offerte aan te maken, een bestelling uit te voeren, betaling mogelijk te maken, hosting te provisionen, toegang te geven tot het platform, ondersteuning te bieden en de overeenkomst te beheren. De grondslag is het uitvoeren van de overeenkomst of het nemen van stappen op jouw verzoek vóór het sluiten daarvan.

4.2 Wettelijke verplichtingen

We verwerken gegevens wanneer dat nodig is voor onder meer fiscale administratie, facturering, consumentenrecht, het behandelen van rechtsgeldige verzoeken van bevoegde instanties en andere verplichtingen die op OSCloud rusten.

4.3 Gerechtvaardigde belangen

We verwerken gegevens voor gerechtvaardigde belangen van OSCloud of derden, voor zover jouw belangen en grondrechten niet zwaarder wegen. Het gaat om beveiliging en misbruikpreventie, bescherming van systemen en accounts, fraudebestrijding, continuïteit en verbetering van de dienstverlening, foutonderzoek, beheer van zakelijke relaties, het vaststellen of verdedigen van rechtsvorderingen en beperkte communicatie over vergelijkbare eigen diensten aan bestaande zakelijke relaties.

4.4 Toestemming

Wanneer een verwerking niet op een andere grondslag kan rusten, vragen we vooraf om vrije, specifieke en geïnformeerde toestemming. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor optionele marketingcommunicatie of niet-noodzakelijke volgtechnologie. Je kunt toestemming altijd intrekken; dat maakt eerdere verwerking op basis van die toestemming niet onrechtmatig.

4.5 Verplichte gegevens

Velden die bij registratie of bestelling als verplicht zijn aangeduid, zijn nodig om een overeenkomst te sluiten of na te komen, of om aan een wettelijke verplichting te voldoen. Zonder deze gegevens kunnen we mogelijk geen account openen, betaling verwerken of dienst leveren. Optionele velden kun je leeg laten.

5. Checkout, betaling en provisioning

5.1 Checkout

De OSCloud-checkout verwerkt de gekozen accountvorm, naam, organisatie- of projectnaam, contact- en adresgegevens, KvK- en btw-gegevens indien van toepassing, pakketkeuze en bestelbevestigingen. Tijdelijke technische referenties worden gebruikt om dubbele bestellingen te voorkomen, de betaalstatus betrouwbaar op te halen en je na betaling de juiste bevestiging te tonen.

5.2 Mollie

Betalingen verlopen via Mollie B.V.. OSCloud stuurt Mollie de gegevens die nodig zijn om de betaling aan te maken en ontvangt de status en referentie van de transactie terug. Mollie verwerkt betaalgegevens voor haar eigen wettelijke en beveiligingsverplichtingen ook als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke. Meer informatie staat in het privacybeleid van Mollie.

5.3 OSCloud-platform en Enhance

Na een geslaagde betaling worden noodzakelijke account-, pakket- en contactgegevens gebruikt om het account en de hostingomgeving in het OSCloud-platform en via Enhance aan te maken en te beheren. We delen hiervoor alleen gegevens die nodig zijn voor provisioning, authenticatie, beheer, ondersteuning en beveiliging.

6. Cookies en lokale opslag

Onze website en diensten kunnen strikt noodzakelijke cookies en vergelijkbare lokale opslag gebruiken voor beveiliging, sessiebeheer, inloggen, voorkeursinstellingen en het voortzetten en controleren van een checkout. Voor zulke technisch noodzakelijke opslag is geen toestemming vereist.

De publieke OSCloud-site gebruikt op de datum van dit privacybeleid geen advertentie- of trackingcookies. Als we later niet-noodzakelijke analytische, advertentie- of andere volgtechnologie inzetten, informeren we je vooraf en vragen we waar vereist toestemming via een afzonderlijke cookiekeuze. Het weigeren daarvan verhindert niet dat je de normale website gebruikt.

7. Met wie delen we persoonsgegevens?

We verkopen persoonsgegevens niet. We kunnen gegevens, voor zover noodzakelijk, delen met:

• Cloudflare, voor onder meer netwerkbeveiliging, DNS, content delivery, de checkout- en billing-API en bescherming tegen misbruik;
• Mollie, voor betaling, terugbetaling, fraudepreventie en betaaladministratie;
• Enhance, voor account-, hosting- en beheerprovisioning;
• leveranciers van datacenters, infrastructuur, back-ups, monitoring en transactionele e-mail;
• boekhouders, auditors, verzekeraars, advocaten en andere professionele adviseurs die passende geheimhouding in acht nemen;
• bevoegde overheidsinstanties, toezichthouders of partijen bij een procedure wanneer verstrekking wettelijk verplicht of noodzakelijk is voor een rechtsvordering;
• een koper of rechtsopvolger bij een reorganisatie, fusie of overdracht, met passende bescherming en alleen voor zover noodzakelijk.

Leveranciers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, zijn contractueel gebonden aan passende gegevensbeschermings- en beveiligingsverplichtingen. Een actueel overzicht van leveranciers die als subverwerker bij klantdata kunnen zijn betrokken, staat op de pagina Subverwerkers.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

We kiezen waar redelijk mogelijk voor verwerking binnen de Europese Economische Ruimte. Sommige leveranciers of groepsmaatschappijen kunnen persoonsgegevens vanuit een land buiten de Europese Economische Ruimte benaderen of daar verwerken. In dat geval gebruiken we een wettelijk doorgiftemechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, deelname aan het EU-VS Data Privacy Framework waar van toepassing, of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen. Waar nodig beoordelen we aanvullende technische en organisatorische maatregelen.

Je kunt via support@oscloud.nl informatie vragen over het toepasselijke mechanisme en, voor zover beschikbaar en niet vertrouwelijk, een kopie van de relevante waarborgen.

9. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Bij het vaststellen van een termijn kijken we naar de duur van de klantrelatie, noodzakelijke ondersteuning, beveiligings- en frauderisico’s, wettelijke bewaarplichten en toepasselijke verjarings- of claimtermijnen. De belangrijkste uitgangspunten zijn:

• account-, contract- en klantbeheerdata bewaren we tijdens de overeenkomst en daarna zolang redelijk nodig voor afronding, ondersteuning en mogelijke aanspraken;
• facturen, betalingen en andere gegevens die deel uitmaken van de fiscale basisadministratie bewaren we in beginsel zeven jaar nadat de gegevens hun actuele waarde hebben verloren, of langer wanneer een bijzondere wettelijke bewaarplicht geldt;
• support- en communicatiegegevens bewaren we zolang nodig om de vraag, storing of klacht af te handelen en daarna alleen zolang een redelijke vervolg-, beveiligings- of claimtermijn dit vereist;
• technische en beveiligingslogboeken worden volgens een roulatieschema bewaard en eerder geanonimiseerd of verwijderd wanneer ze niet meer nodig zijn, behalve wanneer ze onderdeel zijn van een incidentonderzoek;
• gegevens van een afgebroken of mislukte checkout bewaren we alleen zolang nodig om de checkout te herstellen, dubbele transacties en misbruik te voorkomen, support te verlenen of een rechtsvordering te behandelen;
• klantdata na beëindiging wordt behandeld volgens de overeenkomst en verwerkersovereenkomst. Waar technisch en wettelijk mogelijk houdt OSCloud klantdata nog maximaal dertig dagen beschikbaar voor een aangevraagde export; restkopieën in back-ups worden daarna volgens het reguliere retentieschema overschreven.

Wanneer gegevens nog nodig zijn voor een wettelijke verplichting, geschil, fraudemelding of beveiligingsincident, kunnen we ze langer afgeschermd bewaren. Daarna verwijderen of anonimiseren we ze.

10. Beveiliging en datalekken

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen die zijn afgestemd op de aard van de gegevens, de verwerking en de risico’s. Daaronder vallen waar passend versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, authenticatie, logging, netwerkbeveiliging, back-ups, updates, monitoring en afspraken met leveranciers. Geen enkel systeem is volledig risicoloos; meld een vermoedelijk beveiligingsprobleem zo snel mogelijk via support@oscloud.nl.

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens onderzoeken en documenteren we het incident. Wanneer de AVG dit vereist, melden we het zonder onredelijke vertraging en waar mogelijk binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Als een inbreuk waarschijnlijk een hoog risico voor betrokkenen oplevert, informeren we ook de betrokken personen, tenzij een wettelijke uitzondering geldt. Gaat het om klantdata waarvoor OSCloud verwerker is, dan informeren we de betreffende klant zonder onredelijke vertraging zodat die zijn eigen verplichtingen kan uitvoeren.

11. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de situatie heb je het recht om:

• informatie en inzage te krijgen in de persoonsgegevens die we over jou verwerken;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
• gegevens te laten verwijderen wanneer geen wettelijke reden bestaat om ze te behouden;
• de verwerking tijdelijk te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
• bezwaar te maken tegen direct marketing; zo’n bezwaar honoreren we altijd;
• gegevens die je zelf hebt verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen of, waar technisch mogelijk, te laten overdragen wanneer de wettelijke voorwaarden voor dataportabiliteit zijn vervuld;
• toestemming op ieder moment in te trekken;
• niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen of een vergelijkbaar aanmerkelijk gevolg, behoudens wettelijke uitzonderingen.

Stuur een verzoek naar support@oscloud.nl met als onderwerp “privacyverzoek”. We kunnen redelijke aanvullende informatie vragen om je identiteit en bevoegdheid te controleren, maar vragen niet meer dan noodzakelijk. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek of meerdere verzoeken mogen we deze termijn met maximaal twee maanden verlengen; in dat geval informeren we je binnen de eerste maand.

Rechten zijn niet absoluut. Een wettelijke bewaarplicht, rechten van anderen, beveiliging, vertrouwelijkheid of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering kan betekenen dat we een verzoek geheel of gedeeltelijk moeten weigeren. We leggen dan uit waarom en welke vervolgmogelijkheden je hebt.

12. Geautomatiseerde besluitvorming en marketing

OSCloud neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die voor jou rechtsgevolgen hebben of je anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Automatische controles kunnen wel worden gebruikt om dubbele bestellingen, technische fouten, fraude of misbruik te signaleren. Wanneer zo’n controle een bestelling blokkeert en dit een wezenlijk gevolg heeft, kun je via support om menselijke beoordeling vragen. Mollie kan voor haar eigen betaal- en fraudediensten zelfstandig controles uitvoeren; daarvoor geldt het privacybeleid van Mollie.

We sturen serviceberichten die nodig zijn voor je account, bestelling, betaling, beveiliging of dienstverlening. Commerciële e-mail sturen we alleen wanneer de wet dit toestaat. Je kunt je daarvoor altijd kosteloos afmelden via de afmeldmogelijkheid in het bericht of via support. Afmelden voor marketing stopt geen noodzakelijke service- of beveiligingsberichten.

13. Minderjarigen en links van derden

De diensten van OSCloud zijn bedoeld voor personen van achttien jaar en ouder en worden niet bewust rechtstreeks aan kinderen aangeboden. Denk je dat een minderjarige zonder geldige toestemming persoonsgegevens aan ons heeft verstrekt, neem dan contact op zodat we dit kunnen onderzoeken en waar passend verwijderen.

Onze website of communicatie kan links bevatten naar websites en diensten van derden. Die partijen bepalen zelf hoe zij persoonsgegevens verwerken. Lees hun privacyinformatie voordat je gegevens aan hen verstrekt; OSCloud is niet verantwoordelijk voor hun zelfstandige verwerkingen.

14. Vragen, klachten en wijzigingen

14.1 Contact

Vragen over dit privacybeleid of een privacyverzoek kun je sturen naar support@oscloud.nl. Vermeld geen gevoelige gegevens in je eerste bericht. Je kunt ook schrijven naar Origin Studio Co., ter attentie van OSCloud Privacy, Jan van Eijckplein 2, 4703 GV Roosendaal, Nederland.

14.2 Klacht bij de toezichthouder

We proberen een privacyklacht graag eerst samen op te lossen. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of, wanneer je gewoonlijk in een andere lidstaat verblijft of werkt, bij de bevoegde toezichthouder van die lidstaat.

14.3 Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer onze dienstverlening, leveranciers of de wet verandert. De actuele versie staat op deze pagina. Bij een wezenlijke wijziging informeren we betrokken klanten via een passende route, bijvoorbeeld per e-mail of in het platform. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst inhoudelijk is bijgewerkt.